職場新鮮人必知道的6個英文Email " 潛規則 "

職場新鮮人必知道的6個英文Email " 潛規則 "

Horace Chen » 週二 2月 14, 2017 3:43 pm

對職場新人來說,電子郵件究竟暗藏何種玄機?

電子郵件溝通是日常工作中一個重要的內容,很多時候,職場新人容易忽視郵件溝通中一些看似簡單,但實際重要的環節。恰恰就是這些不經意的行為,讓你踩上雷區,久而久之,帶來極大的負面影響。對剛剛開始職業生涯的人來說,具備良好的電子郵件溝通技巧,不僅對奠定成功的事業基礎非常關鍵,也是職業生涯中需要擁有的重要品質之一。

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密技1.要準確設定郵件的語氣和語調!

當你與一個人面對面說話時,你可以運用你豐富的面部表情、語音語調、手勢以及身體語言,這些都是確定談話基調的主要因素。但是,當你用郵件進行溝通時,這些因素就無法起作用了。

當你撰寫一封工作郵件時, 主題和頭三個字,常常決定了這封郵件的主基調!比如郵件開頭的問候語使用諸 如:"Hello Peter"、"Dear colleagues" 或者"Dear leadership team"等友好、恰當的詞語,能幫助整封郵件營造出一個良好的交流氛圍。

而郵件的結尾同樣關鍵。請使用"kindly"、"please"、"let us"、"thanks for your help"、"best regards"、"I look forward to meeting you"等有禮貌的語句結尾。

總而言之,職場郵件要用“親切問候”開頭,用“感謝語句”結尾!

密技2.郵件的主題要與內容保持一致!

我們經常會收到缺少主題,或郵件主題與內容南轅北轍的郵件。這類錯誤常常發生在職場新人中,如果你也犯了這種糟糕的錯誤,千萬不要僥倖你會給別人留下好印象,或者你能從眾多的競爭者中脫穎而出。

密技3.避免使用短信語言和表情符號等非正式的語言!

如同所有的商務郵件一樣,職場郵件也屬於正式溝通的範疇。作為職場人士,在溝通中,一定要避免使用短信語言以及表情符號,如代表微笑的符號“: - )”。

實際上,在工作中,郵件正在取代面對面的溝通(face-to-face communication)和會議(meeting)。文字不僅可以表達你的思想,還可以體現你在職場上為人處事的態度——積極樂觀、嚴謹,或是隨意馬虎、不專業。

密技4.標點符號、語法、拼寫,都要一絲不苟!

你不妨設想一下,當收件人閱讀一封用詞不當、充斥著語法錯誤的郵件時,會有怎樣的感受?所以,在撰寫每一封電子郵件時,你都要遵守語法規則,避免用詞不當和語法錯誤。時刻牢記:職場電子郵件也必須遵守傳統書信的語法規則和風格。

密技5.在發送之前,多想、多查、多讀幾遍寫好的郵件!

通過反复的閱讀,就能確定你的郵件是否符合邏輯,是否有語法或拼寫錯誤,是否準確表達了你的想法和意圖等。仔細檢查郵件內容和拼寫錯誤是不可缺少的重要環節,在對這些錯誤一一糾正後,方可點擊郵件的“發送”按鈕。再一次強調:Review messages before sending!

密技6.避免使用表達絕對或負面意思的詞語!

職場郵件溝通中,請把握好字裡行間的規則。盡量避免使用“不可能”、“做不到”等詞語。除此之外,在職場上,切忌發送負面或含有批評內容的電子郵件,包括對公司的看法,評價個人隱私等內容。職場如戰場,一定要遠離負面話題的電子郵件!

對職場新人來講,職場郵件不僅僅是寫出內容那麼簡單,更重要的是如何表達得當。有些時候,禮儀和規則甚至比內容本身還要重要。恰如其分的表達,會幫助你快速融入職場,實現你的職業理想和宏偉抱負。現在你要做的是:積極觀察、學習和實踐;勇於迎接挑戰,將自己的郵件溝通能力和寫作技巧提升到一個全新的高度!

1. 如果你在電子郵件中使用憤怒的語氣,接收者可能會憤怒地回答。

2. 切忌用公司郵箱給獵頭公司發自己的簡歷或求職信!

3. 一定不要用公司郵箱發送個人信息或把公司郵件轉到個人信箱中。

4. 收到郵件後,一定要仔細閱讀,深思熟慮後再回复郵件。

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