【Email 怎麼寫? 信件內文書寫與常用語句的整理!- (上)】

【Email 怎麼寫? 信件內文書寫與常用語句的整理!- (上)】

陳芃志 » 週五 10月 09, 2015 10:57 am

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這個月跟大家介紹撰寫正式的Email書信撰寫,先是介紹五個重要的技巧,然後針對格式與常用的書寫語句做一個整理,提供大家做參考。

在撰寫商業email時,有五大項目需要特別注意,分別是:

在主旨裡表達清楚的來信目的或訊息
若是第一次寫email,請加上先生或小姐在姓氏的前面,如:Dear Miss Chen,如果不是第一次寫email,直接用名是可以接受的,如:Dear Daniel,但如果不知道對方是先生或小姐,可以直接寫全名,如:Dear Daniel Wang

在一開頭撰寫的部分,若是第一次與此人聯繫,在開頭時寫出:我寫這封信是為了告知….. (I am writing to inform you about….),若是回覆信件,在開頭時寫出,感謝你的回覆或訊息(Thank you for your reply or message)
在內容撰寫時,需用完整的句子,若有需要幫忙,記得在句子裡加個“請” (Please)
如果你希望得到回覆,請在結尾時加一句:請讓我知道…. (Please let me know…)


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接下來針對正式Email書寫的格式與常用語句做介紹:

開頭:問候
內文:撰寫的理由或回覆
內文:提出詢問或尋求資訊 / 提供幫助或給予資訊 / 抱怨 / 道歉
內文:夾帶檔案
做結尾
結束信件



1. 開頭:問候 (Greetings)
Dear Sir/Madam, 親愛的先生/女士,
Dear Sir or Madam, 親愛的先生/女士,
To whom it may concern: 給與此相關的人 (注意:此方法適用美式英文)
Dear Mr/Ms Clinton, 親愛的柯林頓先生或柯林頓女士
Dear Professor Chen, 親愛的陳教授

1. 內文:撰寫的理由 (reason for writing)
I am writing to make a reservation. 我寫這封信是要預約
I am writing to apply for the position of… 我寫這封信是要申請…的職位
I am writing to confirm my booking. 我寫這封信是要確定我的預定
I am writing to ask for further information about… 我寫這封信是要詢問與…有關的資訊
I am writing with regard to the sale of… 我寫這封信是關於…的銷售
I am writing to complain about 我寫這封信是要抱怨…



2.內文:回覆 (reply)
Thanks you for your email of … 感謝你的電子信件
Thanks for replying the email. 感謝你回覆信件
With reference to our meeting on last week, I would like to let you know that… 關於上週我們的會議,我想讓你知道…





3.內文:提出詢問

Could you please let me know if you can attend….
可以讓我知道你是否能參加…?

Could you possibly arrange a meeting with the financial manager?
你可以與財務經理安排會議嗎?

I would appreciate it if you could send me the sale information
我會感激如果你能把銷售資料傳給我

I would appreciate it if you could please reply within two days
我會感激如果你可以在兩天內回覆我


4.內文: 尋求資訊

I would also like to know if there are any furniture in your house
我也想知道妳家裡是否有傢俱

Please let me know how much the service costs
請讓我知道服務的費用



5.內文:給予資訊

We are happy to let you know that your application has been approved
我很高興通知你的申請已通過

I am glad to inform you that we are holding our annual meeting in 15 September 2015.
我很高興通知你我們的年度會議將在2015年9月15號舉行

We regret to inform you that your article has not been selected for this year competition.
我很遺憾的通知你,你的文章沒有入選今年的比賽



6.內文:提供幫助

We are willing to arrange another telecommunication conference next week.
我們很願意在下週再安排一次視訊會議

Please let me know if I can be of further assistance
若你需要協助請讓我知道

Should you need any further information, please do not hesitate to contact us
若你要更多的資訊,請聯絡我們



7.內文:抱怨

I am writing to express my dissatisfaction with….
我寫此信是為了表達關於….的不滿

I am writing to complain about…
我寫此信是為了抱怨….

I regret to say that I was not completely satisfied with the service you provided us
我很遺憾的告知你們,我對於你們提供的服務很不滿意

I would like to receive a full refund and compensation for the damages
我想要傷害的全額退款與補償
Stay hunger, stay foolish !
台灣英語網
 
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